Sin duda, uno de los apartados más importantes que es necesario controlar cuando creamos una tienda online es la gestión de pedidos.
Poder gestionar correctamente nuestros pedidos es clave para un funcionamiento exitoso de nuestro ecommerce y tiene muchas ventajas tanto para nosotros como administradores como para los usuarios que visitan nuestro ecommerce. Dominar la creación de productos, el seguimiento de inventario y la actualización automática del estado de los pedidos no solo mejora la eficiencia, sino que también aumenta la satisfacción del cliente.
En este artículo te explicaremos todos los pasos necesarios para llevar a cabo una correcta gestión de pedidos en WooCommerce, desde la creación de productos hasta la gestión del stock, estado de pedido y envíos.
¿Cómo crear productos en WooCommerce?
En este punto te enseñaremos cómo crear un producto en WooCommerce. Para ello, deberemos ir a “Productos”, en el menú lateral del panel de administración. Al hacer clic, se desplegará un submenú y pinchamos en “Añadir nuevo”. Una vez dentro, veremos que la página es muy similar a la de crear páginas y entradas, con un apartado para el título del producto, otro para la descripción y las categorías, etiquetas e imagen del producto en el panel de la derecha.
Como punto diferencial, aparte de la imagen de producto, también tenemos la galería, que es un carrusel de imágenes diferentes de nuestro producto. A mayores, contamos además con los apartados de “Datos del producto” y “Descripción corta del producto”. En el primero, insertamos el precio, gestión del inventario, envío, atributos, productos vinculados etc. Por su parte, la descripción corta de producto es una breve introducción a lo que sería el producto en sí y, a diferencia de la descripción principal donde debemos incluir detalles, en la descripción breve no es conveniente extenderse, sino hacer una descripción corta donde el usuario pueda ver de manera rápida de qué se trata el producto.
Una vez cubiertos todos estos apartados, sólo nos quedaría hacer clic en “Publicar” y nuestro producto ya estaría visible.
Gestionar pedidos en WooCommerce
Para poder gestionar nuestros pedidos, lo primero que deberemos hacer es acceder al apartado “WooCommerce>Pedidos”, en el menú de la izquierda en nuestro panel de administración de WordPress.
Una vez allí, veremos todos los pedidos de nuestra tienda online, junto con su estado, fecha, precio y nombre del usuario que ha hecho el pedido. Para ver más al detalle un pedido, simplemente deberemos hacer clic sobre él.
Al hacerlo, iremos al apartado “Detalles del pedido”, donde se muestran todos los datos del usuario que ha realizado el pedido, los productos que ha metido en la cesta, notas del pedido, datos de facturación y envío y fecha de creación. Además, también tendremos la opción de dejar notas privadas o notas al cliente, que nos permitirán evitar problemas y devoluciones, como explicaremos más adelante.
Es en este apartado donde podremos modificar el estado del pedido según vaya avanzando. En concreto, WordPress nos ofrece distintos estados de pedido diferentes que explicaremos en detalle a continuación.
Estado de pedido en Woocommerce
Cuando un cliente hace una compra en nuestra tienda online, a este pedido se le asigna un estado automáticamente, que varía en función del método de pago elegido y del pago realizado. Los estados de pedido van desde “Completo”, cuando el pago ha sido exitoso, y “Fallido”, cuando no lo ha sido por diversos motivos.
En la mayoría de pedidos estos cambios deberán hacerse de forma manual, de modo que el administrador tendrá que intervenir para realizarlos. Sin embargo, en ciertos casos el paso de algunos de estos estados al siguiente será automático, como por ejemplo el paso de “En espera” a “Procesando” y, por último, “Completo”. Del mismo modo, lo normal es que esté, ligado a lo anterior, también estén automatizadas las notificaciones mediante mail al cliente, notificándole los cambios de estado de su pedido.
Estados de pedido “Pendiente de pago” y “En espera”
“Pendiente de pago” se muestra cuando el cliente ha utilizado como método de pago una tarjeta o Paypal, por ejemplo, mientras que “En espera” se muestra cuando el cliente ha elegido un método de pago no automático, como una transferencia bancaria o pago contra reembolso. En ambos casos el pago estará pendiente de confirmación hasta que lo recibamos y en ese tiempo el pedido estará “pendiente de pago” o “en espera”.
Estado de pedido “Procesando”
Cuando hayamos recibido el pago del pedido, éste deberá pasar a “Procesando” mientras lo preparamos. Si tenemos activadas las notificaciones por correo electrónico, aquí el cliente recibirá un mail para informarle de que su pedido ya ha sido recibido y el pago se ha procesado correctamente, por lo que se está procesando.
Estado de pedido “Completado”
Una vez el pedido haya sido enviado, pasará a ser un pedido “Completado”. Al igual que sucede con el estado de “Procesando”, en esta fase también podremos enviarle automáticamente un correo al cliente, notificándole que su pedido ha sido enviado.
Estados de pedido “Cancelado” y “Fallido”
Cuando un pedido está en estado “Fallido” o “Cancelado” no llega a efectuarse. En el primer caso, generalmente porque ha habido un error con el pago, mientras que en el segundo es el comprador o el administrador de la tienda quien lo cancela por algún motivo. Aquí también podremos activar la opción de envío automático de notificaciones mediante correo electrónico al cliente. Si el pedido ha sido fallido, para que pueda corregir el error, y si lo ha cancelado, para confirmarle la confirmación y generar confianza.
Gestión de stock en WooCommerce: cómo controlar las existencias en tu tienda online
La gestión de inventario es otra de las partes fundamentales a tener en cuenta para gestionar correctamente nuestra tienda online. Woocommerce ofrece por defecto la opción de hacer un seguimiento de inventario y stock que se adaptan a la mayoría de tiendas pequeñas y medianas.
Además, si lo necesitamos, podremos ampliar de manera sencilla estas opciones mediante la instalación de plugins. De hecho, muchos proveedores cuentan con su propio software de gestión de stock.
El inventario se actualiza de forma automática a medida que se efectúan pedidos, y tanto el seguimiento de existencias como el de los pedidos y envíos están incluidos en el informe de existencias.
Cómo gestionar el inventario en WooCommerce
Para configurar la gestión de inventario en Woocommerce, deberemos seleccionar la opción de “Activar la gestión de existencias” en el panel de configuración de WooCommerce. De este modo, la propia plataforma será quien reste existencias automáticamente o cambie el estado de existencias de un producto cuando éste se agote.
Gestión de stock y notificaciones
Como comentábamos, la gestión de inventario o stock va directamente ligada a los pedidos efectuados. Por ello, hay varios ajustes que deberemos tener en cuenta:
- Notificaciones de stock: al igual que sucede con el estado de pedido, podremos activar las notificaciones por correo electrónico a los usuarios cuando un producto se agote o se entre en el umbral de pocas existencias.
- Falta de stock: podremos decidir si queremos mostrar los productos que se encuentran sin stock u ocultarlos de nuestra tienda.
- Estado de pedido y stock: a medida que los productos modifican su estado, ésto afectará directamente a la cantidad de existencias. Por ejemplo, en “pedido completado”, se reduce el stock definitiva y automáticamente y viceversa, cuando se efectúan devoluciones, el stock incrementará. En el caso de los pedidos pendientes de pago, las existencias se mantendrán un tiempo concreto que podremos configurar.
Cómo configurar envíos en WooCommerce
Para gestionar los tipos de envío de nuestra tienda online, tendremos que acceder al apartado de “WooCommerce>Ajustes>Envío”, desde el menú lateral izquierdo de nuestro panel de administración de WordPress.
Allí nos aparecerán las zonas de envío que hayamos configurado y, para editarlas, pasaremos por encima de una de ellas con el ratón y haremos click en “Editar”. Una vez dentro, veremos las regiones que entran dentro de esa zona y los métodos de envío, que podremos eliminar, editar o añadir nuevos.
Si, por ejemplo, editamos el envío de “Precio fijo”, veremos que podremos cambiarle el nombre al método de envío, configurar si tiene o no impuestos y modificar el coste de ese tipo de envío. También podremos añadir o cambiar los costes de la clase del envío. Esto último se refiere a que puede ser que según el peso tenga un precio extra o clase de envío sin coste, y también podremos configurar cómo se calculan estos costes extras.
Una vez hayamos hecho lo anterior, guardamos y ya tendremos configuradas nuestras zonas y opciones de envío.
¿Cómo se implementa el seguimiento de pedidos y envíos en WooCommerce?
Después de configurar el envío en nuestro WooCommerce, lo siguiente que deberemos hacer será implementar su seguimiento. Para ello, existen distintas opciones disponibles, y seleccionaremos una u otra en función de lo que queramos invertir y de las características de nuestra tienda, como el número de proveedores y pedidos, por ejemplo.
Software propio de nuestro transportista
Muchas empresas de logística cuentan con software propio de sincronización con WooCommerce. Se trata de integraciones que sincronizan automáticamente las etiquetas de envío y vinculan el seguimiento del mismo con su plataforma, de manera que ellos mismos se encargan de comunicar el estado del pedido al cliente. Es la mejor opción para tiendas pequeñas.
Plugins para la gestión de pedidos compatibles con WooCommerce
En la actualidad, WordPress ofrece una amplia variedad de plugins compatibles con WooCommerce para la gestión de pedidos, como YITH WooCommerce Order Tracking. Es una buena opción para tiendas online con un volumen mayor de pedidos y que cuentan con muchos proveedores. En concreto, YITH permite a los usuarios realizar un seguimiento de sus pedidos con facilidad y automatiza el envío de la información de seguimiento del pedido, mejorando la experiencia de usuario.
Ventajas de implementar el seguimiento de pedidos en nuestro WooCommerce
Como comentábamos al principio de este artículo, una correcta gestión de pedidos es fundamental para un funcionamiento óptimo de tu tienda online. Gestionar correctamente los pedidos en WooCommerce te aportará múltiples ventajas, ahorrándote tiempo y facilitandote el trabajo diario. A continuación te detallamos algunos de los beneficios de una buena gestión de pedidos:
- Gestión eficiente: un buen seguimiento y gestión de los pedidos permite detectar problemas a tiempo y, por lo tanto, solucionarlos más fácilmente.
- Evitar devoluciones y pérdidas: al estar pendientes de los inconvenientes que puedan surgir durante el procesamiento y envío de los pedidos, evitaremos devoluciones y, por tanto, pérdidas, siempre que podamos solucionarlas.
- Menos consultas de atención al cliente, ya que él mismo puede acceder al estado del pedido y datos sobre el envío. Por ejemplo, podremos utilizar el apartado de “Notas del pedido” para indicarle al usuario que su pedido no podrá ser entregado a la hora indicada por un problema con la agencia de transporte.
- Confianza y transparencia: el cliente sabe en qué estado se encuentra su pedido y puede consultarlo cuando quiera, lo que le aporta confianza en nosotros.
En nuestro canal de Youtube te mostramos, paso a paso, todo lo que necesitas saber para configurar correctamente tu tienda con WooCommerce. Además, en Invbit contamos con un servicio de diseño y desarrollo web de tiendas online que puede ayudarte a configurar tu tienda online si acabas de empezar, o a mejorarla.
Desde nuestro panel de administración podrás llevar a cabo la gestión de pedidos y clientes, sincronizando el stock de almacén con la tienda online y controlando los registros y compras para evitar errores. Nuestro equipo de diseño y desarrollo llevará tu tienda online al siguiente nivel,
