Escrito en Marketing online | Sin comentarios | 05-06-2017

Los eventos son una herramienta de comunicación muy útil para transmitir los valores de tu marca, diferenciarte respecto a la competencia y, bien gestionados, van a ayudarte a potenciar la imagen, captar nuevos clientes y fidelizarlos. En la organización de un evento se distinguen tres etapas clave: antes, durante y después; a continuación, vamos a centrarnos en los aspectos fundamentales a tener en cuenta en cada una de las fases para que tu próximo evento sea todo un éxito.

Antes del evento: es la parte más importante y en ella una buena planificación y unos objetivos bien delimitados son clave.

  • Desarrolla del briefing, donde debes plasmar todo el planteamiento estratégico, incluyendo la idea creativa, los objetivos a alcanzar, el público al que se dirige, la fecha y lugar de celebración, el presupuesto, el programa de desarrollo, las gestiones con proveedores y las acciones a realizar en las distintas fases.
  • Establece de los objetivos, ¿por qué quieres crear el evento y qué resultados quieres conseguir? Es importante definir bien las metas a alcanzar y hacer un buen seguimiento de ellas.
  • Elabora la lista de invitados, envía las invitaciones y haz un seguimiento de ellas. Las invitaciones deben reflejar la imagen que deseas transmitir y captar la atención. Para gestionarte mejor es importante que fijes una fecha límite para las inscripciones.
  • Establece una sede y una fecha, busca un sitio accesible y bien ubicado, con un aforo adecuado y con un buen sistema de luces y sonido. Para establecer la fecha, procura que no coincida con festividades o con eventos relacionados.
  • Establece un calendario de trabajo.
  • Contacta con los ponentes que van a asistir al evento y consigue patrocinadores.
  • Elabora del presupuesto, procura reservar un margen para poder hacer frente a emergencias inesperadas.
  • Promociona del evento, haz campañas de mailing, aprovecha todas las redes sociales de la marca para darlo a conocer y crea un hashtag para compartir el contenido relacionado. Apuesta por concursos, entradas y descuentos, ya que suelen tener mucha repercusión, y habla de los ponentes para despertar el interés del público objetivo.
  • Los días previos al evento céntrate en que todos los detalles estén controlados, comparte información de interés, reserva un servicio de catering y haz todas las pruebas necesarias.

Durante el evento: hace referencia a la puesta en escena del evento, es recomendable que lleves un control de los asistentes, hagas publicaciones en tiempo real en las redes sociales del evento y gestiones las zonas de networking para incentivar la interacción entre los asistentes y aprovechar para ampliar tu cartera de contactos. Además, debes estar preparado para poder resolver cualquier imprevisto de última hora con eficacia para que todo transcurra como deseamos.

Después del evento: en esta fase evaluamos si los resultados se corresponden con nuestros objetivos, revisamos la interacción en las redes sociales y enviamos agradecimientos a los asistentes.

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